La contabilità è il sistema di rilevazione continua di qualunque evento di rilevanza economica.

L’ambito tipico di utilizzo della contabilità è qualsiasi struttura operativa, sia pubblica che privata, ma il significato non cambia anche nel ristretto ambito personale (contabilità individuale).

Altra definizione, tipica della ragioneria, vuole che la contabilità sia l’insieme degli spostamenti di capitale aziendale raccolti e organizzati secondo un criterio che permetta un rapido accesso ed elaborazione dei dati.

Origini della contabilità

La contabilità intesa come annotazione di operazioni commerciali è una pratica conosciuta fin dalla notte dei tempi. Prima del XV secolo tali fatti erano registrati con il metodo della partita semplice che prevedeva una serie di voci (praticamente una rubrica) sotto le quali veniva annotato di volta in volta la nuova operazione. Non esisteva alcun collegamento tra una voce e l’altra e quindi nessuna possibilità di riscontro e controllo incrociato.

Il matematico Frate Luca Pacioli, detto il Paciolo (1445-1517), nel 1494 definisce per la prima volta, in termini sistematici il metodo della partita doppia, nel libro “Summa di arithmetica, geometrica, proportione et proportionalita”, nel capitolo intitolato “Tractatus de computis et scripturis”.

Questo metodo prevede che per ogni operazione siano eseguite due registrazioni, in due conti distinti, in opposte sezioni (dare / avere), per importi complessivamente uguali, in modo che il totale dei valori registrati nelle due sezioni, sia sempre uguale. Il primo immediato vantaggio di questo metodo è la possibilità di riscontro e di autocontrollo. Il secondo vantaggio è dato dal fatto che con una determinata struttura del piano dei conti si può avere una visione continua ed aggiornata della situazione economica e patrimoniale dell’azienda.

La contabilità in partita doppia si affermò rapidamente in tutto il mondo, tanto che molti termini contabili italiani nati nel Rinascimento e nei secoli successivi sono rimasti come radice nella terminologia internazionale.

La contabilità moderna, in Italia, si può far risalire all’entrata in vigore dell’ultimo Codice Civile del 1942 (ma iniziato fin dal 1926), ed in particolare nel Libro V. È uso comune oggi parlare di obblighi civilistici e fiscali in merito alla tenuta della contabilità.

Nel 1978 la CEE emana la IV direttiva, con l’obiettivo di armonizzare le legislazioni dei paesi membri per quanto concerne:

• Il contenuto del bilancio annuale e dei documenti accompagnatori
• Le modalità di pubblicazioni
• I principi contabili da applicare

In Italia la direttiva è stata recepita nel 1980, per entrare in vigore nel 1982.

Le norme CEE sono state incluse nella revisione dell’articolo 2423 del Codice Civile con il DLgs 127/1991.

Le diverse contabilità

In azienda, ambito primario, di questa illustrazione, coesistono due funzioni fondamentali:

• Mercantile o commerciale, che collega l’azienda con il mondo esterno e riguarda l’acquisto di materie prime (uscite) e la vendita di prodotti o servizi (entrate)
• Industriale o tecnica che sta all’interno e riguarda i processi di trasformazione delle materie prime in prodotti finiti (o erogazione di servizi)

Da questa fondamentale distinzione derivano due metodi di gestione contabile:

• Contabilità generale: registra tutti i fatti amministrativi intercorsi tra l’azienda e l’ambiente esterno. I dati rilevati sono solo quelli accertati (documentati secondo rigide regole formali), sono sintetici e sono storici (fatti avvenuti)
• Contabilità industriale (anche detta analitica): registra solo fatti di gestione interna. I dati rilevati possono essere analitici, riclassificando costi e ricavi rilevati dalla contabilità generale, possono derivare da previsioni o essere predeterminati, sono attuali (anche perché non si aspetta l’accertamento della contabilità generale)

Il metodo classico di rilevazione contabile nella Pubblica Amministrazione, cosiddetto finanziario, è del tipo a partita semplice ed è incentrato sulle entrate (incassi) e uscite (pagamenti). Solo da pochi anni (vedi Tit. Tit. III D. Leg.vo n. 279/1997 e allegata Tab. B e successive modificazioni) è stato introdotto il metodo della partita doppia, con la denominazione di contabilità economica.

Contabilità generale

È anche definita contabilità ordinaria, in contrapposizione alla contabilità semplificata, utilizzata per aziende con volume di affari ridotto e/o ditte individuali.

È la rilevazione e registrazione dei fatti esterni di gestione, tenuta con il metodo della partita doppia e secondo precise norme del Codice Civile.

Gli uffici amministrativi delle medie / grandi aziende sono stati i primi ad usufruire dei vantaggi offerti dai sistemi informativi, sin dagli anni sessanta del secolo scorso. Oggi è molto difficile trovare aziende anche molto piccole che non utilizzano una soluzione informatica per la contabilità. Di fatto, oggi, qualsiasi persona in azienda (ed anche in casa) è in grado, con un minimo di addestramento, di gestire la contabilità generale. Verrebbe quindi spontaneo dire che lo strumento principale della contabilità generale è il computer. Ma dietro il computer esiste una metodologia consolidata fatta di terminologia, strumenti e procedure che vale la pena illustrare.

Terminologia di base

L’unità elementare di registrazione è la singola imputazione, composta da: voce contabile di riferimento, descrizione del fatto, importo, segno o collocazione in dare o avere.

L’insieme minimo di registrazione è la primanota, costituita da almeno due imputazioni, una in dare e una in avere.

Quando le imputazioni sono più di due il totale dare e avere è sempre uguale; si dice che la primanota è quadrata.

La primanota è identificata da un numero progressivo (protocollo) e una data di registrazione.

Può coesistere anche una data di competenza, per casi particolari.

Numero e data primanota entrano nella chiave di identificazione delle singole imputazioni in essa contenute, insieme alla voce di conto e, spesso il numero di riga. Il termine riga di prima nota è universalmente condiviso per indicare la singola imputazione così completata.

Oggi la gran parte delle prime note è automatica, in quanto generata da sottosistemi informativi o moduli specializzati (esempio: fatturazione) che “scaricano” in contabilità le movimentazioni di propria competenza.

Strumenti e documenti tipici

Gli strumenti tipici, anche sottoforma di documenti formali, sono:

• Piano dei conti: È il “dizionario di riferimento” di tutte le voci trattate in contabilità generale. Le voci sono organizzate in strutture gerarchiche di tre livelli o più. Le denominazioni più comuni di tali livelli sono mastro/conto/sottoconto o gruppo/conto/sottoconto. L’impostazione del piano dei conti è teoricamente libera, ma in pratica si tende a seguire lo schema di bilancio soprattutto per semplificare le operazioni di trasferimento dei valori da mastro a bilancio. Prima della IV direttiva CEE lo schema del piano dei conti seguiva, per ciascun settore, la “pratica comune”
• Primanota: Documento base di prima trascrizione dei movimenti, oggi divenuto quasi virtuale, tuttavia indispensabile per identificare e raggruppare le registrazioni elementari. Infatti il numero e la data di primanota, insieme alla voce di conto, sono le chiavi di identifcazione univoca di ogni singola registrazione elementare in dare o avere
• Libro giornale: Riporta le registrazioni in ordine cronologico. Per ogni registrazione elementare (una riga di prima nota) comprende almeno: data, voce del piano dei conti, descrizione del movimento, importo in dare o avere. È un documento obbligatorio, ma di scarsa importanza gestionale. Il documento cartaceo è costituito da una serie di fogli numerati e bollati. Da qui il termine di uso comune di giornale bollato
• Libri IVA o Registri IVA: Come il giornale, riportano in ordine cronologico tutte le registrazioni che si riferiscono ad un conto/sottoconto IVA. Sono documenti obbligatori, corredati da un Riepilogo a cadenza trimestrale che presenta la situazione creditoria o debitoria dell’azienda
• Mastro o partitario: È organizzato con la stessa struttura del piano dei conti. Per ogni voce riporta tutte le registrazioni relative, in due colonne distinte (dare e avere) con il saldo finale al momento della sua elaborazione. Per classi particolari di conti (ad esempio clienti e fornitori) si usa anche il termine partitario
• Bilancio: Riassume il resoconto economico e patrimoniale dell’azienda. È organizzato in 5 sezioni: Stato Patrimoniale – Attivo, Stato Patrimoniale – Passivo, Conti d’Ordine, Conto Economico, Dati Integrativi

Le voci di bilancio sono organizzate in una struttura gerarchica a più livelli. Lo schema di base di questa struttura è dettato dal Codice Civile che ha recepito la IV Direttiva CEE. È per tale ragione che viene abitualmente denominato Bilancio CEE.

Le procedure tipiche della contabilità generale

• Rilevazione / registrazione: I dati in entrata sono contenuti in una o più primenote di contabilità, registrate manualmente o provenienti da interfacce automatiche di altri moduli del sistema informativo. Ciascuna riga di primanota viene “scritta” sul giornale, in sequenza cronologica, e sul mastro, sotto la voce di conto interessata.
  Se si tratta di una riga IVA, viene anche “scritta” sul libro IVA interessato
• Estratto conto: È la visualizzazione (e stampa, se necessario) delle registrazioni contenute in una specifica voce del mastro, in genere un sottoconto, per un determinato periodo (dal… al…). È corredato dai saldi in dare e avere di inizio e fine periodo. Nota storica: in passato era consuetudine produrre gli estratti conto mensili, o a partire dall’inizio del mese; tale limitazione era dovuta alla comune pratica di chiusura mese (vedi sotto). Oggi tale limitazione non esiste più (o non dovrebbe); il mese è comunque espresso come periodo tra due date
• Chiusura mese: Oggi questa procedura ha significato solo come obbligo civilistico. È infatti obbligatorio produrre e mantenere disponibile per qualsiasi richiesta degli organi di controllo (tipicamente la Guardia di Finanza) la documentazione di tutti i movimenti fatti, con cadenza mensile obbligata. In passato, quando la contabilità era manuale, ma anche per molti anni dopo l’introduzione dei mezzi informatici, era pratica comune, appena concluse le registrazioni mensili, scrivere o stampare il giornale bollato del mese e chiudere i conti di mastro (saldi in dare e avere). Per molti anni (e ci sono dei casi anche attuali), nei sistemi di contabilità era presente l’archivio dei saldi, che veniva aggiornato proprio con la procedura di chiusura mese
• Chiusura anno o chiusura di bilancio o chiusura di esercizio: Quale che sia il termine utilizzato consiste nella preparazione e redazione del bilancio di esercizio, che avviene alcuni mesi dopo la data a cui si riferisce, entro limiti posti dal Codice Civile. Il periodo tipico per le operazioni di chiusura comincia dopo il primo trimestre successivo. Ciò è dovuto, in sintesi, al dover attendere la certezza di chiusura di specifiche partite contabili, una delle quali è, ad esempio, l’IVA, ma riguarda anche aspetti finanziari come calcolo di interessi e oneri, ed ancora i rapporti con clienti e fornitori

Contabilità industriale

La contabilità industriale si sviluppa intorno agli anni settanta, sotto la spinta delle sempre maggiori necessità di avere informazioni dettagliate sui costi. Infatti i mercati si allargavano, la concorrenza cresceva, le grandi industrie, nate spesso in regime di monopolio, non potevano produrre e basta, dovevano produrre a costo più basso, e (negli anni successivi), anche con migliore qualità intrinseca.

Il primo passo è stato la contabilità analitica.

La contabilità generale registra operazioni che intercorrono tra azienda ed esterno; non mantiene alcuna traccia della fine che fanno, ad esempio materie prime, beni, servizi acquistati. La classica rilevazione di fatti di questo tipo (fattura fornitore o fattura passiva) prevede: una riga fornitore, una riga IVA, una riga materiali, o beni, o servizi.

Non è sua competenza sapere a chi sono andati quei materiali, o beni o servizi, e come sono stati utilizzati.

Qui entra in gioco la contabilità analitica la cui funzione primaria è quella di dettagliare maggiormente quanto registrato con la contabilità generale, con l’indicazione della destinazione, in caso di acquisti o la provenienza, in caso di vendite.

Rilevare costi e ricavi secondo destinazione e provenienza rappresenta la fondamentale differenza (ma è più giusto dire integrazione) con la contabilità generale, che rileva invece solo per natura. Oggi la tecnica di rilevazione analitica è ampiamente consolidata e strettamente interconnessa con la contabilità generale, anche a livello di sistema informativo.  Ma in questo passo avanti nella gestione aziendale manca ancora un tassello fondamentale, la tempestività.

Conoscere in dettaglio i costi da addebitare ad una unità produttiva, o macchina, o centro di lavoro, è utile, per il futuro, ad esempio per il prossimo budget, ma non serve alla gestione quotidiana, se tali informazioni non sono sufficientemente fresche.

Il problema della contabilità analitica, diretta emanazione della generale, è che non fornisce alcuna informazione finché il fatto non è accertato.

In altri termini: per la gestione interna sono più utili dati approssimati e tempestivi piuttosto che dati esatti avuti con ritardo. Il ritardo può impedire di correggere in tempo una situazione interna non favorevole provocando seri danni all’azienda nel suo complesso.

Qui entra in gioco la contabilità industriale, che, pur acquisendo tutta la massa possibile di informazioni dalla contabilità analitica e generale, ne crea e gestisce di proprie, approssimate, ma tempestive, quindi effettivamente utili alla gestione interna.

Terminologia di base

• Centro di responsabilità, centro di costo, centro di ricavo: È l’unità aziendale elementare. Può essere un reparto o parte di questo, un gruppo operativo costituito da macchine e uomini, una qualsiasi unità operativa definita con lo scopo di attribuire i costi. Può, ma non necessariamente, essere una delle unità inserite nell’organigramma aziendale. Serve per facilitare la rilevazione e il controllo dei costi di lavorazione e la ripartizione tecnica dei costi indiretti. Si classificano in principali o produttivi, ausiliari, comuni, o generali, in funzione della loro appartenenza diretta o indiretta ai processi produttivi. L’insieme dei centri di responsabilità forma il Piano dei centri di responsabilità.
• Voce di spesa: Definizione univoca aziendale di una tipologia di costo indiretto.
  Esempi: manodopera, energia, materiali di consumo, cancelleria, ecc. Così come in contabilità generale i valori sono attribuiti ad una voce di conto, in contabilità industriale sono attribuiti ad una voce di spesa. È l’unità elementare del Piano delle Voci di Spesa.
• Costo diretto: Spesa sostenuta specificatamente ed esclusivamente per un determinato prodotto o reparto produttivo.
• Costo indiretto: Spesa sostenuta per più prodotti o reparti produttivi, o intera azienda, che possono essere riferiti al singolo prodotto solo in via indiretta, mediante le cosiddette ripartizioni. La distinzione tra diretto ed indiretto varia a seconda dell’organizzazione tecnica della produzione e secondo l’oggetto del costo. Una parte importante della contabilità industrale è incentrata sullo sforzo di trasformare i costi indiretti in costi diretti.
• Costo standard: Costo teorico tipico riferito ad una specifica realtà aziendale, con determinate caratteristiche funzionali, per un periodo di tempo stabilito. Lo standard si riferisce in particolare a materiali, manodopera e spese generali. Scopo dello standard è fornire un costo laddove tale costo non è determinabile con dati certi. Esempio: il costo di manodopera in un determinato mese, sarà noto almeno il mese successivo, e potrebbe variare, con effetto retroattivo, anche dopo molti mesi a causa di conguali, rinnovi di contratto, ecc. Da qui l’esigenza di utilizzare valori probabili, determinati con analisi anche complesse della storia di quel determinato costo, integrate da previsioni sul territorio, sul mercato, sui movimenti socio-economici, previdenziali, assistenziali, ecc.

Lo standard è anche un tipico valore per i sistemi di preparazione e gestione del budget.

Strumenti tipici

• Piano dei centri di costo
• Piano delle voci di costo
• Piano delle commesse
• Piano dei processi

Tecniche di gestione

• Job Order Costing
• Process Costing
• Operation Costing
• Activity Based Costing

La contabilità su Coge7

Info Lab ha sviluppato il software Coge 7 per la contabilità generale in partita doppia.