La contabilità
La contabilità è il sistema di rilevazione continua di qualunque
evento di rilevanza economica.
L'ambito tipico di utilizzo della contabilità è qualsiasi
struttura operativa, sia pubblica che privata, ma il significato
non cambia anche nel ristretto ambito personale (contabilità
individuale).
Altra definizione, tipica della ragioneria, vuole che la
contabilità sia l'insieme degli spostamenti di capitale
aziendale raccolti e organizzati secondo un criterio che
permetta un rapido accesso ed elaborazione dei dati.
Origini della contabilità
La contabilità intesa come annotazione di operazioni commerciali
è una pratica conosciuta fin dalla notte dei tempi. Prima del XV
secolo tali fatti erano registrati con il metodo della partita
semplice che prevedeva una serie di voci (praticamente una
rubrica) sotto le quali veniva annotato di volta in volta la
nuova operazione. Non esisteva alcun collegamento tra una voce e
l'altra e quindi nessuna possibilità di riscontro e controllo
incrociato.
Il matematico Frate Luca Pacioli, detto il Paciolo (1445-1517),
nel 1494 definisce per la prima volta, in termini sistematici il
metodo della partita doppia, nel libro "Summa di arithmetica,
geometrica, proportione et proportionalita", nel capitolo
intitolato "Tractatus de computis et scripturis".
Questo metodo prevede che per ogni operazione siano eseguite due
registrazioni, in due conti distinti, in opposte sezioni (dare /
avere), per importi complessivamente uguali, in modo che il
totale dei valori registrati nelle due sezioni, sia sempre
uguale. Il primo immediato vantaggio di questo metodo è la
possibilità di riscontro e di autocontrollo. Il secondo
vantaggio è dato dal fatto che con una determinata struttura del
piano dei conti si può avere una visione continua ed aggiornata
della situazione economica e patrimoniale dell'azienda.
La contabilità in partita doppia si affermò rapidamente in tutto
il mondo, tanto che molti termini contabili italiani nati nel
Rinascimento e nei secoli successivi sono rimasti come radice
nella terminologia internazionale.
La contabilità moderna, in Italia, si può far risalire
all'entrata in vigore dell'ultimo Codice Civile del 1942 (ma
iniziato fin dal 1926), ed in particolare nel Libro V. È uso
comune oggi parlare di obblighi civilistici e fiscali in merito
alla tenuta della contabilità.
Nel 1978 la CEE emana la IV direttiva, con l'obiettivo di
armonizzare le legislazioni dei paesi membri per quanto
concerne:
- Il contenuto del bilancio annuale e dei documenti
accompagnatori
- Le modalità di pubblicazioni
- I principi contabili da applicare.
In Italia la direttiva è stata recepita nel 1980, per entrare in
vigore nel 1982.
Le norme CEE sono state incluse nella revisione dell'articolo
2423 del Codice Civile con il DLgs 127/1991.
Le diverse contabilità
In azienda, ambito primario, di questa illustrazione, coesistono
due funzioni fondamentali:
- Mercantile o commerciale, che collega l'azienda con il mondo
esterno e riguarda l'acquisto di materie prime (uscite) e la
vendita di prodotti o servizi (entrate),
- Industriale o tecnica che sta all'interno e riguarda i
processi di trasformazione delle materie prime in prodotti
finiti (o erogazione di servizi).
Da questa fondamentale distinzione derivano due metodi di
gestione contabile:
- Contabilità generale: registra tutti i fatti amministrativi
intercorsi tra l'azienda e l'ambiente esterno. I dati rilevati
sono solo quelli accertati (documentati secondo rigide regole
formali), sono sintetici e sono storici (fatti avvenuti)
- Contabilità industriale (anche detta analitica): registra solo
fatti di gestione interna. I dati rilevati possono essere
analitici, riclassificando costi e ricavi rilevati dalla
contabilità generale, possono derivare da previsioni o essere
predeterminati, sono attuali (anche perché non si aspetta
l'accertamento della contabilità generale).
Il metodo classico di rilevazione contabile nella Pubblica
Amministrazione, cosiddetto finanziario, è del tipo a partita
semplice ed è incentrato sulle entrate (incassi) e uscite
(pagamenti). Solo da pochi anni (vedi Tit. Tit. III D. Leg.vo n.
279/1997 e allegata Tab. B e successive modificazioni) è stato
introdotto il metodo della partita doppia, con la denominazione
di contabilità economica.
Contabilità generale
È anche definita contabilità ordinaria, in contrapposizione alla
contabilità semplificata, utilizzata per aziende con volume di
affari ridotto e/o ditte individuali.
È la rilevazione e registrazione dei fatti esterni di gestione,
tenuta con il metodo della partita doppia e secondo precise
norme del Codice Civile.
Gli uffici amministrativi delle medie / grandi aziende sono
stati i primi ad usufruire dei vantaggi offerti dai sistemi
informativi, sin dagli anni sessanta del secolo scorso. Oggi è
molto difficile trovare aziende anche molto piccole che non
utilizzano una soluzione informatica per la contabilità. Di
fatto, oggi, qualsiasi persona in azienda (ed anche in casa) è
in grado, con un minimo di addestramento, di gestire la
contabilità generale. Verrebbe quindi spontaneo dire che lo
strumento principale della contabilità generale è il computer.
Ma dietro il computer esiste una metodologia consolidata fatta
di terminologia, strumenti e procedure che vale la pena
illustrare.
Terminologia di base
L'unità elementare di registrazione è la singola imputazione,
composta da: voce contabile di riferimento, descrizione del
fatto, importo, segno o collocazione in dare o avere.
L'insieme minimo di registrazione è la primanota, costituita da
almeno due imputazioni, una in dare e una in avere.
Quando le imputazioni sono più di due il totale dare e avere è
sempre uguale; si dice che la primanota è quadrata.
La primanota è identificata da un numero progressivo
(protocollo) e una data di registrazione.
Può coesistere anche una data di competenza, per casi
particolari.
Numero e data primanota entrano nella chiave di identificazione
delle singole imputazioni in essa contenute, insieme alla voce
di conto e, spesso il numero di riga. Il termine riga di prima
nota è universalmente condiviso per indicare la singola
imputazione così completata.
Oggi la gran parte delle prime note è automatica, in quanto
generata da sottosistemi informativi o moduli specializzati
(esempio: fatturazione) che "scaricano" in contabilità le
movimentazioni di propria competenza.
Strumenti e documenti tipici
Gli strumenti tipici, anche sottoforma di documenti formali,
sono:
- Piano dei conti: È il "dizionario di riferimento" di
tutte le voci trattate in contabilità generale. Le voci sono
organizzate in strutture gerarchiche di tre livelli o più. Le
denominazioni più comuni di tali livelli sono
mastro/conto/sottoconto o gruppo/conto/sottoconto.
L'impostazione del piano dei conti è teoricamente libera, ma in
pratica si tende a seguire lo schema di bilancio soprattutto per
semplificare le operazioni di trasferimento dei valori da mastro
a bilancio. Prima della IV direttiva CEE lo schema del piano dei
conti seguiva, per ciascun settore, la "pratica comune".
- Primanota: Documento base di prima trascrizione dei
movimenti, oggi divenuto quasi virtuale, tuttavia indispensabile
per identificare e raggruppare le registrazioni elementari.
Infatti il numero e la data di primanota, insieme alla voce di
conto, sono le chiavi di identifcazione univoca di ogni singola
registrazione elementare in dare o avere.
- Libro giornale: Riporta le registrazioni in ordine
cronologico. Per ogni registrazione elementare (una riga di
prima nota) comprende almeno: data, voce del piano dei conti,
descrizione del movimento, importo in dare o avere. È un
documento obbligatorio, ma di scarsa importanza gestionale. Il
documento cartaceo è costituito da una serie di fogli numerati e
bollati. Da qui il termine di uso comune di giornale bollato.
- Libri IVA o Registri IVA: Come il giornale, riportano
in ordine cronologico tutte le registrazioni che si riferiscono
ad un conto/sottoconto IVA. Sono documenti obbligatori,
corredati da un Riepilogo a cadenza trimestrale che presenta la
situazione creditoria o debitoria dell'azienda.
- Mastro o partitario: È organizzato con la stessa
struttura del piano dei conti. Per ogni voce riporta tutte le
registrazioni relative, in due colonne distinte (dare e avere)
con il saldo finale al momento della sua elaborazione. Per
classi particolari di conti (ad esempio clienti e fornitori) si
usa anche il termine partitario.
- Bilancio: Riassume il resoconto economico e
patrimoniale dell'azienda. È organizzato in 5 sezioni: Stato
Patrimoniale - Attivo, Stato Patrimoniale - Passivo, Conti
d'Ordine, Conto Economico, Dati Integrativi.
Le voci di bilancio sono organizzate in una struttura gerarchica
a più livelli. Lo schema di base di questa struttura è dettato
dal Codice Civile che ha recepito la IV Direttiva CEE. È per
tale ragione che viene abitualmente denominato Bilancio CEE.
Le procedure tipiche della contabilità generale
- Rilevazione / registrazione: I dati in entrata sono
contenuti in una o più primenote di contabilità, registrate
manualmente o provenienti da interfacce automatiche di altri
moduli del sistema informativo. Ciascuna riga di primanota viene
"scritta" sul giornale, in sequenza cronologica, e sul mastro,
sotto la voce di conto interessata.
Se si tratta di una riga IVA, viene anche "scritta" sul libro
IVA interessato.
- Estratto conto: È la visualizzazione (e stampa, se
necessario) delle registrazioni contenute in una specifica voce
del mastro, in genere un sottoconto, per un determinato periodo
(dal... al...). È corredato dai saldi in dare e avere di inizio
e fine periodo. Nota storica: in passato era consuetudine
produrre gli estratti conto mensili, o a partire dall'inizio del
mese; tale limitazione era dovuta alla comune pratica di
chiusura mese (vedi sotto). Oggi tale limitazione non esiste più
(o non dovrebbe); il mese è comunque espresso come periodo tra
due date.
- Chiusura mese: Oggi questa procedura ha significato
solo come obbligo civilistico. È infatti obbligatorio produrre e
mantenere disponibile per qualsiasi richiesta degli organi di
controllo (tipicamente la Guardia di Finanza) la documentazione
di tutti i movimenti fatti, con cadenza mensile obbligata. In
passato, quando la contabilità era manuale, ma anche per molti
anni dopo l'introduzione dei mezzi informatici, era pratica
comune, appena concluse le registrazioni mensili, scrivere o
stampare il giornale bollato del mese e chiudere i conti di
mastro (saldi in dare e avere). Per molti anni (e ci sono dei
casi anche attuali), nei sistemi di contabilità era presente
l'archivio dei saldi, che veniva aggiornato proprio con la
procedura di chiusura mese.
- Chiusura anno o chiusura di bilancio o chiusura di
esercizio: Quale che sia il termine utilizzato consiste
nella preparazione e redazione del bilancio di esercizio, che
avviene alcuni mesi dopo la data a cui si riferisce, entro
limiti posti dal Codice Civile. Il periodo tipico per le
operazioni di chiusura comincia dopo il primo trimestre
successivo. Ciò è dovuto, in sintesi, al dover attendere la
certezza di chiusura di specifiche partite contabili, una delle
quali è, ad esempio, l'IVA, ma riguarda anche aspetti finanziari
come calcolo di interessi e oneri, ed ancora i rapporti con
clienti e fornitori.
Contabilità industriale
La contabilità industriale si sviluppa intorno agli anni
settanta, sotto la spinta delle sempre maggiori necessità di
avere informazioni dettagliate sui costi. Infatti i mercati si
allargavano, la concorrenza cresceva, le grandi industrie, nate
spesso in regime di monopolio, non potevano produrre e basta,
dovevano produrre a costo più basso, e (negli anni successivi),
anche con migliore qualità intrinseca.
- Il primo passo è stato la contabilità analitica.
La contabilità generale registra operazioni che intercorrono tra
azienda ed esterno; non mantiene alcuna traccia della fine che
fanno, ad esempio materie prime, beni, servizi acquistati. La
classica rilevazione di fatti di questo tipo (fattura fornitore
o fattura passiva) prevede: una riga fornitore, una riga IVA,
una riga materiali, o beni, o servizi.
Non è sua competenza sapere a chi sono andati quei materiali, o
beni o servizi, e come sono stati utilizzati.
Qui entra in gioco la contabilità analitica la cui funzione
primaria è quella di dettagliare maggiormente quanto registrato
con la contabilità generale, con l'indicazione della
destinazione, in caso di acquisti o la provenienza, in caso di
vendite.
Rilevare costi e ricavi secondo destinazione e provenienza
rappresenta la fondamentale differenza (ma è più giusto dire
integrazione) con la contabilità generale, che rileva invece
solo per natura. Oggi la tecnica di rilevazione analitica è
ampiamente consolidata e strettamente interconnessa con la
contabilità generale, anche a livello di sistema informativo.
- Ma in questo passo avanti nella gestione aziendale manca
ancora un tassello fondamentale, la tempestività.
Conoscere in dettaglio i costi da addebitare ad una unità
produttiva, o macchina, o centro di lavoro, è utile, per il
futuro, ad esempio per il prossimo budget, ma non serve alla
gestione quotidiana, se tali informazioni non sono
sufficientemente fresche.
Il problema della contabilità analitica, diretta emanazione
della generale, è che non fornisce alcuna informazione finché il
fatto non è accertato.
In altri termini: per la gestione interna sono più utili dati
approssimati e tempestivi piuttosto che dati esatti avuti con
ritardo. Il ritardo può impedire di correggere in tempo una
situazione interna non favorevole provocando seri danni
all'azienda nel suo complesso.
Qui entra in gioco la contabilità industriale, che, pur
acquisendo tutta la massa possibile di informazioni dalla
contabilità analitica e generale, ne crea e gestisce di proprie,
approssimate, ma tempestive, quindi effettivamente utili alla
gestione interna.
Terminologia di base
- Centro di responsabilità, centro di costo, centro di ricavo:
È l'unità aziendale elementare.
Può essere un reparto o parte di questo, un gruppo operativo
costituito da macchine e uomini, una qualsiasi unità operativa
definita con lo scopo di attribuire i costi. Può, ma non
necessariamente, essere una delle unità inserite
nell'organigramma aziendale. Serve per facilitare la rilevazione
e il controllo dei costi di lavorazione e la ripartizione
tecnica dei costi indiretti. Si classificano in principali o
produttivi, ausiliari, comuni, o generali, in funzione della
loro appartenenza diretta o indiretta ai processi produttivi.
L'insieme dei centri di responsabilità forma il Piano dei centri
di responsabilità.
- Voce di spesa: Definizione univoca aziendale di una
tipologia di costo indiretto.
Esempi: manodopera, energia, materiali di consumo, cancelleria,
ecc. Così come in contabilità generale i valori sono attribuiti
ad una voce di conto, in contabilità industriale sono attribuiti
ad una voce di spesa. È l'unità elementare del Piano delle Voci
di Spesa.
- Costo diretto: Spesa sostenuta specificatamente ed
esclusivamente per un determinato prodotto o reparto produttivo.
- Costo indiretto: Spesa sostenuta per più prodotti o
reparti produttivi, o intera azienda, che possono essere
riferiti al singolo prodotto solo in via indiretta, mediante le
cosiddette ripartizioni. La distinzione tra diretto ed indiretto
varia a seconda dell'organizzazione tecnica della produzione e
secondo l'oggetto del costo. Una parte importante della
contabilità industrale è incentrata sullo sforzo di trasformare
i costi indiretti in costi diretti.
- Costo standard: Costo teorico tipico riferito ad una
specifica realtà aziendale, con determinate caratteristiche
funzionali, per un periodo di tempo stabilito. Lo standard si
riferisce in particolare a materiali, manodopera e spese
generali. Scopo dello standard è fornire un costo laddove tale
costo non è determinabile con dati certi. Esempio: il costo di
manodopera in un determinato mese, sarà noto almeno il mese
successivo, e potrebbe variare, con effetto retroattivo, anche
dopo molti mesi a causa di conguali, rinnovi di contratto, ecc.
Da qui l'esigenza di utilizzare valori probabili, determinati
con analisi anche complesse della storia di quel determinato
costo, integrate da previsioni sul territorio, sul mercato, sui
movimenti socio-economici, previdenziali, assistenziali, ecc.
Lo standard è anche un tipico valore per i sistemi di
preparazione e gestione del budget.
Strumenti tipici
- Piano dei centri di costo
- Piano delle voci di costo
- Piano delle commesse
- Piano dei processi
Tecniche di gestione
- Job Order Costing
- Process Costing
- Operation Costing
- Activity Based Costing
La contabilità su
Coge7
Info Lab ha
sviluppato il software CogeXP per la
contabilità generale in partita doppia.
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